Estructura Organizacional
La Notaría Única de Sabana de Torres a partir del año 2018 realizó un cambio en la estructura organizacional quedando de la siguiente manera:
Funciones:
⦁ Dirigir, gestionar los requerimientos y necesidades de la Notaria Única de Sabana de Torres.
⦁ Garantizar el servicio oportuno, eficiente y transparente a la comunidad
⦁ Atender los requerimientos de la comunidad en pro de ofrecer su intervención en beneficio de la comunidad
⦁ Asesorar a la comunidad que requiera el servicio notarial
⦁ Ser consejero e Imparcial en su despacho
⦁ Asesorar jurídicamente a los ciudadanos en los tramites notariales, para prevenir
⦁ Salvaguardar la fe pública en su territorio y los documentos que en desarrollo de su función custodie.
⦁ Las demás que las leyes le designen.
Funciones:
⦁ Apoyar la gestión básica de la notaria durante ausencia del notario titular.
Funciones:
⦁ Proyectar las escrituras públicas
⦁ Recepcionar los documentos para la elaboración de los instrumentos públicos
⦁ Asesorar al ciudadano en los tramites notariales
⦁ Realizar las minutas
⦁ Diligenciar la matriz de RON y el ROS
⦁ Coordinar el SIPLAFT
⦁ Gestionar el sistema de sucesiones implementado por la superintendencia de notariado y registro.
⦁ Elaborar los documentos solicitados por los usuarios
⦁ Recepcionar las declaraciones extra-juicio
⦁ Realizar las preliquidaciones de los tramites notariales
⦁ Tramitar los edictos para publicarse en la cartelera notarial
⦁ Elaborar los informes estadísticos que se remiten a la superintendencia de notariado y registro
⦁ Elaborar informes Registraduría, ICBF
⦁ Elaborar informes VIS- Divorcios
⦁ Elaborar informes VIP- VIPA
⦁ Elaborar informe de recaudos mensuales
⦁ Elaborar informe Exógena
⦁ Elaborar actas complementarias
Funciones:
⦁ Administrar y gestionar el protocolo de la notaria
⦁ Asesorar a la ciudadanía en tramites notariales en general
⦁ Realizar y apoyar las minutas
⦁ Diligenciar la matriz de conciliaciones y tramites de insolvencia
⦁ Apoyarlos tramites de conciliación como secretaria ad hoc
⦁ Organizar los libros para remitir a empaste
⦁ Diligenciar registros civiles de: nacimiento, defunción y matrimonio
⦁ Alimentar la página del SICAAC del ministerio de justicia
⦁ Proyectar las escrituras de matrimonio,
⦁ Realizar las declaraciones extra-juicio
⦁ Diligenciar y actualizar la matriz del libro de relación e índice de la notaria
⦁ Diligenciar el libro de varios
⦁ Controlar y apoyar las actividades de SGSS, asignada como vigía encargada
⦁ Liquidar diariamente en la plataforma del Sistema de Información Notarial – SIN los tramites notariales
Funciones:
⦁ Documentar informes financieros
⦁ Revisar libros contables
⦁ Analizar ganancias y gastos
⦁ Elaborar los estados financieros
⦁ Redactar informes de los estados financieros
⦁ Presentar exógena
⦁ Presentar la declaración de renta
⦁ Presentar IVAS
⦁ Presentar retención
⦁ Digitalizar registros de ingresos y egresos
⦁ Pagos a fondos cuenta especial de la superintendencia de notariado y registro
Funciones:
⦁ Administrar la caja menor y su respectiva custodia
⦁ Elaborar las facturas electrónicas
⦁ Colocar los sellos en los documentos que se tramiten en la notaria
⦁ Ejecutar el sistema biométrico
⦁ Dar soporte en el diligenciamiento de las matrices de control y seguimiento que tiene implementada la notaria
⦁ Elaborar minutas de escritura de matrimonio
⦁ Sacar copia de los documentos que están en custodia de la notaria solicitados por los usuarios
⦁ Sacar copia de las escrituras en papel de seguridad
⦁ Realizar las preliquidaciones en el sistema de información de la notaria.
Funciones:
⦁ Realizar el mantenimiento de las instalaciones eléctricas, Plomería, Carpintería, etc., que se requieran en la notaria.
Funciones:
⦁ Realizar las reparaciones y actualizaciones de los equipos de cómputo
⦁ Realiza el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos
Funciones
⦁ Implementar los sistemas de gestión SGSS y sus protocolos para la notaria de sabana de torres.
Funciones:
- Persona encargada de revisar las escrituras públicas, asesorar al notario en los trámites notariales
Funciones:
- Persona encargada de realizar los documentos, protocolos requeridos en la presentación ante la Superintendencia de notariado y registro
Funciones:
- Persona que realiza labores de aseo y mantenimiento de las instalaciones