Glosario

En este espacio podrás encontrar los términos más utilizados en los trámites notariales, motivo por el cual este despacho procederá a referenciarlos en orden alfabético para que usted pueda consultarlos de manera sencilla y rápida, a continuación se relacionan:

Acervo Hereditario: Masa de los bienes dejados por el causante

Acrecimiento: (opera en la sucesión testada), es aquel derecho en virtud del cual, existiendo dos o más asignatarios llamados a un mismo objeto sin determinación de cuota; la parte del asignatario que falta se junta, se agrega, aumenta la de los otros asignatarios.

Acreditar: Demostrar algo.

Acreedor: Persona natural o jurídica que presta dinero a interés a un tercero, a cambio de una garantía hipotecaria sobre un determinado bien inmueble.

Acuerdo: Parte final de todo trámite conciliatorio entre personas con una relación contractual, en la que obra la insatisfacción de una de las partes, razón por la cual se hace necesario el trámite de conciliación.

Adjudicar: Declarar que corresponde a una persona.
Administración Anticrética (Anticresis): Un contrato por el cual se entrega al acreedor una finca raíz para que se pague con sus frutos.

Adopción: Medida de protección a través de la cual se establece de manera irrevocable la relación paterno – filial entre personas que no la tienen por naturaleza.
Afectación a Vivienda Familiar: Una limitación al dominio, creada por medio de la ley 258 de 1996, reformada por medio de la ley 254 de 2003 y se entiende por afectado a vivienda familiar el bien inmueble (casa de habitación) adquirido en su totalidad por uno o ambos cónyuges y/o con unión marital de hecho. No se puede tener más de un inmueble afectado a vivienda. Para enajenar (vender) un inmueble afectado a vivienda debe cancelarse dicha afectación con una escritura pública compareciendo ambos cónyuges, o demostrando la muerte de alguno de ellos.

Afinidad: Parentesco que existe entre los esposos y entre cada uno de ellos y los consanguíneos del otro.

Albacea: Persona a quien el testador encargó de ejecutar sus disposiciones testamentarias.

Antecedente: Documento soporte para la inscripción.

Anulación: Declaración de invalidez de una inscripción de registro, cuando no se cumplen los requisitos establecidos por la Ley para los mismos. Cuando el registro existe, pero con vicios o causales de nulidad, esta debe ser declarada por vía judicial o administrativa, en este último caso mediante resolución proferida por la Dirección Nacional de Registro Civil, previa solicitud escrita. Las causales de nulidad están consagradas en el Art. 104 Decreto 1260 de 1970.

Apertura de Sucesión: La sucesión de los bienes de una persona se abre al momento de su muerte, en su último domicilio.

Apoderado: Quien obra en representación de alguien que por alguna razón no comparece a la notaría a firmar cualquier tipo de escritura pública.

Asuntos Conciliables: Todos los susceptibles de transacción, desistimiento y aquellos que expresamente determine la ley.

Audiencia de conciliación: Encuentro de las partes ante el notario, con el objetivo de lograr un acuerdo dentro de la relación contractual.

Autenticado: Documento que debe llevar la firma y sello del notario, dando la aprobación de su contenido

Autenticado: Documento que debe llevar la firma y sello del notario, dando la aprobación de su contenido.

Autenticar: Certificar o testificar la identidad y verdad de ciertos hechos.
Autorización de los Padres: Permiso de los padres al menor de edad que desea contraer matrimonio.

Avalúo Catastral: Determinación del valor de los predios.

Beneficio de Inventario: En una sucesión, los herederos solo son responsables de las obligaciones hereditarias que figuraban a cargo del causante, hasta el monto de lo adjudicado.

Calidad de Mutuo: Préstamo.

Cambio de Nombre: Opción que tienen los inscritos, por una sola vez, de modificar, sustituir, rectificar, corregir, o adicionar el nombre, con el fin de fijar su identidad personal.

Cancelación: Situación en la que el inscrito se encuentra registrado más de una vez, ya sea en la misma oficina o en otras (doble o triple registro). Se da porque las personas sólo deben tener un registro civil.

Capitulaciones Matrimoniales: Contrato matrimonial que se hace mediante escritura pública, con el fin de establecer anticipadamente las condiciones que en torno a los bienes seguirá la sociedad conyugal.

Causante: Persona fallecida

Cédula de Ciudadanía: Único documento válido e idóneo de identificación de los colombianos desde los 18 años.

Certificado de Defunción: Documento médico expedido para acreditar la defunción de todo individuo nacido vivo, según el caso. Consta de un desprendible y una copia, está numerado en forma secuencial ascendente en el extremo superior derecho, para fines de control en la distribución y recolección.

Certificado de Nacido Vivo: Documento firmado por el médico que acredita el nacimiento de una persona.

Cesión de Cuotas: Acto mediante el cual una persona natural o jurídica cede o vende las cuotas o partes de interés social que posea dentro de una sociedad, previa autorización de la junta de socios. Este acto se realiza por medio de escritura pública.

Compareciente: Aquel que con su firma acepta que lo que está escrito es cierto.

Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

Conciliación Extrajudicial: Es la practicada fuera de proceso judicial, es convocada y dirigida por un particular, transitoriamente revestido con poderes jurisdiccionales, como conciliador o funcionario público, autorizado por la ley para ello. A esta conciliación se acude voluntariamente para buscar la solución concertada de un conflicto que, según el acuerdo al que las partes lleguen, tendrá carácter de cosa juzgada y prestará mérito ejecutivo, efectos éstos que son los mismos de la sentencia que en su lugar dictaría un juez de la república.

Conciliador: Son titulares del ejercicio conciliatorio, los conciliadores inscritos en los centros de conciliación, los servidores públicos facultados para conciliar y los notarios, conforme lo relaciona el Art. 19 de la Ley 640 del 2001.

Conmurientes: Cuando dos o más personas han muerto realmente en un mismo acontecimiento sin que pueda conocerse científicamente el orden en que han ocurrido los fallecimientos –caso en el cual se presume legalmente que “han perecido en un mismo momento y ninguno de ellos hubiese sobrevivido a las otras.

Contrato: Acuerdo de voluntades, verbal, o escrito, que crea o trasmite derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben.

Contrato: Documento legalmente elaborado, que es ley para los contratantes y no puede ser invalido sino por su consentimiento mutuo o por causas legales.

Contrayentes: Son las personas que deciden contraer matrimonio.

Convocatoria: Citación de las partes solicitadas a la audiencia. El Art. 20 de la ley 640 de 2001, precisa que la convocatoria debe ser con citación y deberá comunicarse a las partes por el medio que el conciliador considere más eficaz, indicando el objeto de la conciliación e incluyendo la mención de las consecuencias jurídicas de la no comparecía.

Cuerpo Cierto: El inmueble se vende como está determinado por sus linderos si existe alguna diferencia en su cabida, (mayor o menor) no importa, igual es ese el inmueble objeto del contrato.

Curador: Persona que actúa en representación de otra, nombrada por un Juez.

Declaración de Ausencia: Estado de una persona que ha desaparecido de su domicilio, sin que haya noticia de su paradero.

Declaración Extra-proceso: Acta de hechos rendida por el declarante ante notario bajo la gravedad de juramento.

Declarante: Persona que viene a registrar el inscrito.

Declarantes: Personas mayores de 18 años en perfectas condiciones mentales para expresar hechos que les constan.

Decreto: Orden, precepto, disposición.

Delimitar: Determinar o fijar con precisión los linderos de un inmueble.

Derechos Gananciales: Son los que adquieren cada uno de los cónyuges por la formación de la sociedad conyugal.

Derechos Herenciales: Son los derechos que adquieren los herederos del causante (padres, hijos, hermanos, sobrinos), los cuales pueden ser enajenados a un tercero (subrogatario), antes del proceso de sucesión.

Deudas Hereditarias: Aquellas que en vida tenía el causante.

Deudor: Persona natural o jurídica que adquiere una deuda para pagar con intereses en un determinado plazo.

Discernimiento de Guarda: Nombramiento judicial hecho en alguna persona, por el cual se le habilita para alguna acción o desempeño de algún cargo o negocio, para la tutela, para la administración de bienes, para el cuidado y defensa de una herencia yacente (sucesión).

Divorcio: Proceso por medio del cual queda sin efectos el matrimonio, por una de las causas taxativamente señaladas en la ley.

Documento: Escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros de carácter representativo, es algo que representa otra cosa.

Edicto: Documento que se fija en la cartelera de la notaría por el término de cinco días hábiles, que contiene el nombre completo de los interesados, los números de sus documentos de identidad, lugar de nacimiento, nombre de los padres y vecindad.

Emancipación: Hecho que pone fin a la patria potestad.

Endosar: Ceder a favor de otro una letra de cambio u otro documento de crédito, haciéndolo así constar al respaldo o dorso, y/o a través de un documento privado.

Englobe: Acto por medio del cual se unen material y jurídicamente dos o más predios colindantes y de un mismo propietario.

Escritura: Instrumento público firmado con testigos o sin ellos por la persona ó personas que lo otorgan, de todo lo cual da fe el Notario.

Escritura pública: Instrumento notarial que contiene una o varias declaraciones realizadas por las personas interesadas, del cual el notario da fe de la capacidad jurídica del contenido y de la fecha en la cual se llevó a cabo.

Estado Civil: Situación jurídica que la persona tiene en la sociedad, en orden a sus relaciones de familia en cuanto le impone ciertas obligaciones y le confiere determinados derechos civiles.

Evicción y Vicios Redhibitorios: Defectos ocultos del inmueble que no sean fácilmente perceptibles ejemplo, evicción: falsa tradición – vicios redhibitorios: fallas físicas.

Firma a ruego: Si alguno de los otorgantes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento será suscrito por la persona a quien le ruegue o solicite, cuyo nombre, edad, domicilio, e identificación se anotan en el documento.

Gestión Documental: Intervención de Documentos según lo establecido por la Ley de Archivo. (Pre-alistamiento, foliación, digitación y digitalización en Archivo Físico o medio electrónico).

Gravamen: Derecho real que se constituye sobre un determinado bien mueble o inmueble, generalmente como garantía. (Ejemplo. Valorización, hipoteca).

Heredero: Asignatario de una sucesión.

Herencia: Asignación a título universal (los bienes, el activo que deja el causante después de fallecer).

Herencia Vacante: Es la que jamás nadie aceptó.

Hijo Extramatrimonial: El hijo nacido de padres que al tiempo de la concepción no estaban casados entre sí.

Hijuela: Título de propiedad que se hace en una sucesión y se usa para hacer las adjudicaciones.

Hipoteca: Derecho de prenda constituido sobre bienes inmuebles, que no dejan por eso de pertenecer al deudor.

Hojas de Papel de Seguridad Notarial: Hojas en las que se imprimen las escrituras las cuales tienen un único número que las identifica.

Huella: Huella digital formada por las crestas capilares o relieves de la piel de los dedos, medio utilizado por los entes gubernamentales o judiciales como medio de identificación.

Inalienable: Intransferible, intransmisible.

Inasistencia: No presentación de la parte convocada. Salvo en materia laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.

Indicativo Serial: Número único que identifica un formulario de registro civil.

Indicativo Serial (registro de matrimonio): Número único que identifica un registro civil.

Inexistencia: Una inscripción es inexistente cuando no ha sido autorizada por el funcionario competente, es decir, el registro nunca ha salido a la vida jurídica.

Inscrito: Nombre de la persona registrada.

Interdicción: Privación del derecho a administrar sus bienes que por decisión judicial se impone al pródigo o demente.

Interesado: Persona que solicita la declaración.

Inventario: Determinación de todos los bienes pertenecientes al causante.

Legado: Asignación a título singular.

Legatario: Asignatario de un legado.

Legitima Rigurosa: Mitad de los bienes del causante.

Legitimación: Filiación conferida a los hijos por matrimonio posterior de los padres, y que produce los mismos efectos civiles que la legitimidad nativa.

Legitimar (artículo 236 del Código Civil): Reconocer por medio del matrimonio a los hijos procreados antes de éste.

Lesión Enorme: Se crea lesión enorme cuando se paga o se recibe menos de la mitad del precio de un inmueble

Libro de Varios: Documento en el cual se inscriben todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, entre ellos: separación de cuerpos, liquidación de sociedad conyugal, divorcios, cambios de nombre etc.

Licencia de Inhumación: Permiso en el que el DANE autoriza que el cuerpo sea sepultado.

Licencia de Urbanismo o de Construcción: Acto por el cual se autoriza a solicitud del interesado la adecuación de terrenos o la realización de obras. Este documento se requiere para ciertos actos notariales.

Limitación del Dominio: Restricción que se hace al derecho de dominio, esto se logra a través de la inscripción en la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente. (Usufructo, uso y habitación, servidumbres, patrimonio de familia).

Lindar: Estar contiguos dos territorios o dos terrenos.

Lindero: Que limita con una cosa.

Liquidación Adicional: Opera cuando aparecen nuevos bienes del causante después de haberse tramitado la sucesión.

Llamados a la Sucesión: Los descendientes, los hijos adoptivos, los ascendientes, los padres o adoptantes, los hermanos, los hijos de éstos, el cónyuge supérstite, el ICBF.

Loteo: Acto de disposición por medio del cual el titular de derecho de dominio segrega de un predio de mayor extensión, porciones de terreno con el fin de constituir urbanización, parcelación, etc.

Materias Conciliables: Se podrá conciliar sobre todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación.

Matricula Inmobiliaria: Número de folio con el cual se identifica un inmueble.

Mujer Cabeza de Familia: Mujeres que tengan bajo su cargo de forma permanente hijos menores propios y otras personas incapaces para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad física, sensorial, psíquica o moral del cónyuge o compañero permanente o deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar.

Nombre y Representación: Representar a otra persona en cualquier acto notarial por medio de un documento escrito.

Nulidad de Matrimonio: Es la declaración mediante la cual queda sin vigencia el acto del matrimonio.

Numero Único de Identificación Personal (NUIP): Cada persona tendrá una identificación única y cada identificación corresponderá exclusivamente a una persona. Mediante Resolución 3571 de septiembre 30 de 2003, se determinó que el NUIP estará compuesto numéricamente, y se implementó a partir del primero de diciembre de 2003.

Orden Judicial o Administrativa: Orden emanada de una autoridad judicial que autoriza el registro de la defunción, pasadas 48 horas de la muerte de la persona.

Otrosí: Cada una de las peticiones o pretensiones que se ponen después de la principal

Parentesco: Grado de consanguinidad o afinidad.

Partidor: Persona que hace la partición de la herencia.

Patria Potestad: Derecho que tienen los padres para representar a los hijos menores de edad.

Patria Potestad: Conjunto de atribuciones y derechos que el padre y la madre tienen sobre la persona y los bienes del hijo no emancipado, con el fin de facilitarles el cumplimiento de los deberes paternos.

Patrimonio de Familia: Limitación al dominio, se constituye a favor de toda la familia y el bien objeto de patrimonio no puede ser hipotecado, ni embargado, ni gravado con censo, ni dado en anticresis. No puede constituirse sino sobre el dominio pleno de un inmueble. Cuando se constituye patrimonio de familia dentro de la misma escritura de hipoteca y ésta se encuentra vigente, para cancelar dicho patrimonio se requiere autorización escrita del acreedor y si existen hijos menores de edad, deberá tramitarse a través del juzgado, que se encargará del nombramiento de un curador para la representación de los menores de edad.

Permutar: Cambiar.

Petición Escrita: Solicitud de conciliación mediante documento. Esta petición debe contener toda la información y datos necesarios para el desarrollo del trámite consecuente, entre ellos, nombres, vecindades y domicilios del interesado y de quien se solicita, relación pormenorizada de los hechos constitutivos del asunto determinado, lo pretendido o el señalamiento previo de las razones de discrepancias, indicando como se puede superar el conflicto.

Poder Especial Amplio y Suficiente: Documento por medio del cual se autoriza a una persona para que lo represente en un acto específico, éste debe ser autenticado.

Poderdante: Quien da poder a alguien facultándolo para que obre y firme en su nombre y representación.

Poderdante: Persona que otorga el permiso para que lo represente.

Poderdante: Quien da poder a alguien facultándolo para que obre y firme en su nombre y representación.

Presunción de Muerte: Es un providencia judicial, mediante la cual el juez de familia declara la ausencia de una persona por más de dos (2) años. Si pasaren dos años sin haberse tenido noticias del ausente, se presumirá haber muerto éste. Para declararla se deben llenar las condiciones del Art. 97 del Código Civil.

Proindiviso: Cuando se es dueño de algo en comunidad (una o más personas).

Promesa de Celebración de un Contrato: Es la promesa de celebrar un negocio, produce la obligación de celebrar el contrato y de someterse a las reglas y formalidades del caso.

Promitente Vendedor y Comprador: Persona que promete vender o comprar un inmueble (en una promesa de venta).

Protocolizar: Incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expediente o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él, para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al notario con los mismos fines.

Reconocimiento: Acto de dar por cierto el contenido de un documento.

Reconstrucción: Cuando lo folios o seriales se han destruido, extraviado o desfigurado, se puede reconstruir con base en el duplicado que reposa en la Dirección Nacional de Registro Civil y a falta de éste con una copia auténtica o reproducción de este que tenga el interesado.

Registro Civil de Nacimiento: Es el único documento público que legalmente prueba la existencia de una persona.

Registro de Escrituras Públicas: Acto mediante el cual se registran las escrituras públicas en la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente. Dicho registro se debe hacer cuando un inmueble se hipoteca, vende, afecta con algún gravamen o limitación al dominio, entre otros. Esta anotación en el registro permite la publicidad del inmueble y da a conocer frente a terceros las condiciones en que éste se encuentra.

Reloteo: Lotear nuevamente un predio ya loteado.

Reposición de registros civiles: Cuando los registros civiles se encuentren deteriorados, un funcionario competente podrá realizar una sustitución mediante una reproducción exacta de ellos, con anotación de tal circunstancia, autorizándolos con su firma, archivando y sustituyendo el registro deteriorado, el cual debe archivarse.

Repudio: La no aceptación de la herencia.

Requisito de Procedibilidad: Se entenderá cumplido cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre el acuerdo o cuando una de las partes no comparezca.

Resocialización: Acto mediante el cual por acuerdo mutuo de las partes, se deja sin efecto un contrato realizado con anterioridad, es decir las cosas vuelven a su estado inicial.

Resolución Contrato: Se cancela el contrato, vuelve todo a su estado inicial.

Revocado: Que no ha sido anulado legalmente.

Sellos: Utensilio por lo común de metal o caucho que se emplea para marcar documentos, cerrar pliegos y otros usos análogos.

Sentencia (divorcio): Decisión de los jueces en la que ordenan la separación de cuerpos de dos personas que estuvieron casadas.

Separación de Bienes: Es la que se efectúa sin divorcio, en virtud de decreto judicial o por disposición de la ley.

Separación de Cuerpos: Decisión judicial que suspende la vida en común de los casados, pero no disuelven el matrimonio.

Servidumbre: Cuando un bien inmueble le presta un servicio a otro bien inmueble (ejemplo, de luz, de tránsito, de alcantarillado).

Seudónimo: Nombre supuesto empleado por una persona.

Sociedad Conyugal Disuelta y Liquidada: Cuando una persona estuvo o está casada y decide liquidar los bienes que adquirió siendo casado.

Subrogatario: Persona que sustituye a otra.

Suceder: Transmisión de los bienes de un difunto a otra u otras personas que lo sobreviven.

Sucesión: Conjunto de bienes, derechos y obligaciones transmisibles a un heredero o legatario.

Sucesión Intestada: Cuando se sucede por virtud de la ley.

Sucesión Mixta: Cuando se adjudica en parte por testamento y en parte por virtud de ley.

Sucesión Testada: Cuando se sucede en virtud de un testamento.

Supervivencia: Documento que da fe de que la persona está viva.

Suscripción: Es la autorización que otorga la Dirección Nacional de Registro Civil, mediante acto administrativo, al Notario para que firme un registro bajo su responsabilidad.

Suspensión de Prescripción: La presentación de la solicitud de la conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el término de prescripción o de caducidad, según el caso: hasta que se logre el acuerdo conciliatorio o que pasados tres meses desde el momento de la solicitud no se logre la audiencia de conciliación.

Telegrama: Carta o documento en la que se comunica telegráficamente el mismo día o a más tardar al día siguiente del matrimonio, la celebración de este a los funcionarios notariales para que hagan las respectivas notas marginales en los registros civiles de nacimiento.

Testamento: Última voluntad de disposición de los bienes del causante que opera después de la muerte.

Testigos:

Declarantes que expresan hechos que les constan acerca del interesado.

Tradición:

Modo de adquirir el dominio de las cosas y consiste en la entrega que el dueño hace de ellas a otro.

Trámite:

Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación, prevista o autorizada por la ley.

Usufructo: Derecho real por medio del cual se entrega el goce del inmueble a determinada persona.

Venta de Derechos Herenciales Universales: Se refiere al total de la masa hereditaria.

Venta de Derechos Herenciales Vinculados: Se transfiere el derecho sobre determinado bien.